Immer mehr Radiologieverbünde setzen heute auf Remote Scanning, also die Fernsteuerung von Geräten durch erfahrene MTRs an anderen Standorten. Doch der Erfolg dieses Modells hängt nicht allein von der Technik ab. Eine zentrale Rolle spielt die Patientenkoordination: eine vergleichsweise neue Funktion, die das Bindeglied zwischen Patient:in und Remote-MTR bildet.
Maxi Wetzel
Clinical Workflow Specialist · Starvision Service GmbH
Seit April 2022 betreut sie Projekte im Bereich Grossgeräte: Prozess- und Workflowanalysen, neue Arbeits- und Betriebsmodelle sowie die Umsetzung von Remote Scanning.
Remote Scans gehören bei uns mittlerweile zum Alltag. Schon seit mehreren Jahren setzen wir dieses Konzept an verschiedenen Praxisstandorten um – mit allen Chancen, aber auch mit einigen Herausforderungen. Eine zentrale Rolle dabei spielt die Patientenkoordination, häufig auch Scan-Assistenz oder Local Operator genannt. Was zunächst eine völlig neue Rolle war, hat sich heute als fester Bestandteil unseres Radiologieteams etabliert. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie wir diese Position aufgebaut, geschult und in die Routine integriert haben – und was wir dabei gelernt haben.
Die Rolle der Patientenkoordinator:innen hat den Arbeitsalltag in der Radiologie spürbar verändert. Und zwar auf eine Weise, die alle Beteiligten merken: das Team, die Patient:innen und letztlich auch die gesamte Praxisorganisation.
Durch die gezielte Arbeitsteilung gewinnen alle wieder mehr Zeit für das, was im Mittelpunkt stehen sollte: die Patient:innen und ihre individuellen Bedürfnisse. Vorbereitung, Begleitung und organisatorische Abläufe können strukturierter und persönlicher erfolgen – ohne dass diese Aufgaben parallel zum Scannerbetrieb bewältigt werden müssen. Das Hektische zwischen Kabine und Scanner weicht einem ruhigeren, klareren Ablauf.
Gleichzeitig schafft diese Rollenverteilung die Grundlage für eine qualitativ hochwertige Untersuchung. Während die Patientenkoordination sich auf Vorbereitung, Betreuung und Prozesssteuerung konzentriert, können sich MTR vollständig auf ihre Kernaufgabe fokussieren: die sichere und qualitativ hochwertige Durchführung der Untersuchung. Das sorgt für mehr Ruhe am Gerät, stabilere Abläufe und eine höhere Prozessqualität, insbesondere in komplexen oder standortübergreifenden Versorgungsszenarien wie dem Remote Scanning.
Abbildung 1: Patientenlagerung im MRT: Vorbereitung für eine Kopf-MRT mit MULTIPAD, PearlFit und ProBelt (oben) sowie Lagerung für Schulter- und Knie-MRT (unten).
Die Einführung von Remote Scanning beginnt nicht mit der Technik, sondern mit ein paar ganz grundsätzlichen Fragen: Welche Standorte und Geräte eignen sich überhaupt für den Remote-Betrieb? Welches Untersuchungsspektrum lässt sich dort sinnvoll abbilden? Nicht jede Untersuchung ist gleichermassen geeignet. Insbesondere komplexe, zeitkritische oder stark dynamische Untersuchungen – etwa bestimmte kardiale MRT-Untersuchungen – erfordern häufig ein hohes Mass an Erfahrung und unmittelbarer Interaktion am Gerät. Das muss man frühzeitig ehrlich einordnen.
Gleichzeitig bietet die Einführung eine echte Chance, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen. Welche Abläufe funktionieren bereits gut? Wo entstehen unnötige Unterbrechungen, Doppelarbeiten oder Medienbrüche? Es lohnt sich, solche Verbesserungen direkt mitzunehmen, statt sie erst nach der Einführung mühsam nachzuholen. Wer ohnehin alles neu denkt, kann auch gleich alte Schwachstellen beseitigen.
Ebenso wichtig ist eine klare Projektorganisation. Verantwortlichkeiten müssen früh definiert werden – wer steuert die Technik, wer die Schulung, wer behält den Gesamtüberblick? Und auch nach der Implementierung braucht es feste Ansprechpartner:innen vor Ort und standortübergreifend, die das Thema kontinuierlich weiterentwickeln, Qualität sichern und als Anlaufstelle bei Fragen fungieren. Denn Remote Scanning ist keine einmalige Einführung. Es ist ein Versorgungsmodell, das aktiv begleitet und weiterentwickelt werden muss.
Ein zentraler Erfolgsfaktor für das Remote Scanning ist die konsequente Standardisierung und gleichzeitig eine der grössten Chancen, Abläufe nachhaltig zu verbessern. Am Anfang wird das Wort „Standard" oft mit Einschränkung oder Starrheit verbunden. In der Praxis zeigt sich aber das genaue Gegenteil: Standardisierung schafft verlässliche Strukturen, reduziert Komplexität und entlastet Mitarbeitende im Alltag.
Besonders in einem Arbeitsmodell, bei dem Teams nicht mehr jederzeit unmittelbar nebeneinandersitzen, sondern standortübergreifend und teilweise remote zusammenarbeiten, gewinnen klare Standards an Bedeutung. Wenn Abläufe, Zuständigkeiten und Vorgehensweisen einheitlich definiert sind, entsteht Sicherheit, unabhängig davon, an welchem Standort gearbeitet wird oder wer gerade Dienst hat.
Dabei geht es nicht nur um die Vereinheitlichung von Untersuchungsprotokollen, sondern um den gesamten Prozess rund um die Untersuchung. Lagerungsmaterialien, Notfallausstattung, Patientenwege oder der Umgang mit unerwarteten Situationen: all das sollte möglichst gleich organisiert sein. Wer an verschiedenen Standorten arbeitet oder zwischen ihnen rotiert, findet sich dadurch schneller zurecht. Kommunikation wird einfacher, Abstimmungen werden reduziert und Einarbeitungen deutlich erleichtert.
Genau hierin liegt ein oft unterschätzter Vorteil: Alles, was einfacher und klarer organisiert ist, entlastet. Mitarbeitende müssen weniger improvisieren, Rückfragen nehmen ab und Entscheidungen können schneller getroffen werden. Gleichzeitig steigt die Prozessqualität, weil bewährte Abläufe reproduzierbar werden.
Besondere Bedeutung haben dabei adressatengerechte SOPs (Standard Operating Procedures) für Patientenkoordinator:innen. Diese sollten bewusst kompakt, praxisnah und leicht verständlich sein, als schnelle Orientierungshilfe für den Alltag. Ziel ist keine umfangreiche Verfahrensanweisung, sondern ein einfach nutzbares Nachschlagewerk: Was ist wann zu tun? Worauf muss geachtet werden? Wer ist bei Problemen Ansprechpartner:in? So können auch fachfremde Mitarbeitende jederzeit nachvollziehen, wie sie korrekt vorgehen sollen.
Ergänzend dazu hat sich ein FAQ- oder Nachschlagewerk bewährt, das häufige Fragen und technische Herausforderungen abdeckt. Diese Art von Wissensbasis reduziert Rückfragen und schafft Sicherheit im Arbeitsalltag.
Eine neue Rolle wie die der Patientenkoordination verlangt nach einem klar strukturierten Schulungs- und Einarbeitungskonzept. Ziel ist es, die Mitarbeitenden gezielt und praxisnah auf ihre Aufgaben vorzubereiten, von der Patientenvorbereitung bis hin zur Kommunikation mit dem radiologischen Team.
Zu Beginn steht die Frage: Was muss die neue Rolle eigentlich alles wissen und können? Um diese Anforderungen systematisch abzudecken, hat sich ein modulares Schulungsprogramm bewährt. Dabei werden Inhalte in klar abgegrenzte Lerneinheiten gegliedert, die Schritt für Schritt aufgebaut sind. So bleibt das Lernziel transparent, und neue Mitarbeitende können effizient und selbstbewusst in ihre Tätigkeit hineinwachsen.
Die Rolle der Patientenkoordination braucht ein grundlegendes Verständnis radiologischer Abläufe, selbst wenn sie nicht unmittelbar an der Bildgebung beteiligt ist. Schulungen zu den Unterschieden zwischen CT und MRT, zu relevanten Kontraindikationen und zur Patientensicherheit ermöglichen es, Fragen von Patient:innen kompetent zu beantworten und Unsicherheiten zu vermeiden. Das stärkt nicht nur das Vertrauen der Patient:innen, sondern auch das Selbstbewusstsein der Mitarbeitenden.
Der wichtigste Schulungsschwerpunkt liegt naturgemäss im Bereich MRT-Sicherheit. Hier geht es nicht nur um theoretisches Wissen, sondern auch um praktische Handlungssicherheit. Sicherheitsvorschriften müssen regelmässig aufgefrischt werden, nicht nur zu Beginn, sondern als fortlaufender Bestandteil der Weiterbildung.
Neben der technischen Sicherheit spielt die Kommunikation eine zentrale Rolle. Patientenkoordinator:innen stehen im direkten Kontakt mit den Patient:innen und benötigen deshalb ein gutes Gespür für Gesprächsführung, Empathie und klare Ausdrucksweise. Da viele dieser Mitarbeitenden nicht aus dem radiologischen Umfeld kommen, ist es wichtig, sie gezielt auf den Umgang mit Patient:innen vorzubereiten, insbesondere in herausfordernden Situationen.
Ein funktionierendes Remote-Scanning-Modell steht und fällt mit einem sicheren Umgang mit Technik und einem klar strukturierten Arbeitsplatz. Damit das Zusammenspiel zwischen Remote-MTR und Patientenkoordinator:in funktioniert, müssen beide Seiten genau wissen, welche Tools und Systeme sie nutzen und wie sie diese einsetzen.
Zur Einarbeitung gehört daher eine strukturierte Einweisung in sämtliche eingesetzten Technologien: von Kommunikations- und Telefonsystemen über Chatfunktionen bis hin zu RIS und PACS. Mitarbeitende müssen wissen, welches System wann genutzt wird, wie Informationen übergeben werden und über welchen Kanal in welcher Situation kommuniziert wird. Gerade im Remote Setting ist das entscheidend, weil spontane Abstimmungen „über den kurzen Weg" deutlich seltener möglich sind.
Abbildung 2: Bedienplatz für Remote Scanning mit mehreren Bildschirmen und Headset
Ebenso wichtig ist ein klar definierter Workflow am Arbeitsplatz. Besonders in der Anfangsphase helfen eindeutige Abläufe und feste Routinen dabei, Sicherheit zu schaffen. Es sollte eindeutig beschrieben sein, wer wann welche Aufgabe übernimmt, wie Übergaben erfolgen und welche Informationen vor Untersuchungsbeginn vorliegen müssen. All das sollte eindeutig beschrieben sein. Zu viel Spielraum kann im Alltag eher zu Unsicherheiten führen, vor allem für neue Mitarbeitende. Klare Prozesse reduzieren diese Unsicherheiten, erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Patientenkoordinator:in und Remote-MTR und sorgen für eine konstant hohe Qualität.
Und dann ist da noch das Thema Ausnahmesituationen. Technik kann ausfallen. Entscheidend ist nicht, ob Probleme auftreten, sondern wie professionell damit umgegangen wird. Für technische Störungen braucht es definierte Eskalationswege, feste Ansprechpartner:innen und vor allem einen klaren Plan B: Was passiert bei Verbindungsabbrüchen? Wie wird weitergearbeitet, wenn einzelne Systeme kurzfristig nicht verfügbar sind? Welche Untersuchungen können fortgeführt werden und wann muss eskaliert werden?
Ebenso wichtig sind definierte Notfallketten. Mitarbeitende müssen wissen, wen sie in welcher Situation kontaktieren, wie Verantwortlichkeiten geregelt sind und welche Massnahmen sofort eingeleitet werden müssen. Diese Sicherheit im Umgang mit Technik, Störungen und unerwarteten Situationen ist kein Zusatzwissen. Sie ist fester Bestandteil einer guten Einarbeitung und eine Grundvoraussetzung für einen stabilen Remote-Betrieb.
Neben den technischen und organisatorischen Grundlagen gibt es eine Reihe weiterer Themen, die für die Einarbeitung und den Arbeitsalltag von Patientenkoordinator:innen relevant sind. Diese betreffen vor allem praxis- und standortspezifische Anforderungen, die über das eigentliche Scannen hinausgehen.
Zentral sind hier Datenschutz, Hygienevorgaben sowie notwendige Einweisungen in Medizinprodukte. Gerade im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten und patientennahen Tätigkeiten ist ein sicheres Verständnis der relevanten Vorgaben essenziell, um verantwortungsvoll und regelkonform arbeiten zu können. Ebenso gehören verpflichtende Einweisungen in eingesetzte Medizinprodukte gemäss den geltenden Vorgaben dazu. Mitarbeitende müssen wissen, welche Hilfsmittel und Geräte am Standort genutzt werden, wie diese sicher angewendet werden und welche Besonderheiten im täglichen Betrieb zu beachten sind. Auch Themen wie Notfallausstattung, Kontrastmittelprozesse oder standortspezifische Sicherheitsregelungen sollten Teil der Einarbeitung sein.
Ausserdem können sich die Aufgaben je nach Praxisstruktur, Modalität oder Organisationsmodell unterscheiden. Neben Patientenbegleitung und Vorbereitung können beispielsweise administrative Tätigkeiten, Materialmanagement oder organisatorische Koordinationsaufgaben dazugehören. Umso wichtiger ist es, bereits vor der Einführung klar festzulegen, welche Aufgaben an welchem Standort übernommen werden sollen, und diese gezielt zu schulen. Klare Erwartungen schaffen Sicherheit, vermeiden Missverständnisse und erleichtern die Zusammenarbeit im Team.
Nach der theoretischen Schulung folgt der entscheidende Schritt: die praktische Einarbeitung. In dieser Phase geht neues Wissen in Routine über. Deshalb sollte sie mit ausreichend Zeit und Struktur geplant werden.
Die Dauer der Einarbeitungsphase hängt stark vom individuellen Hintergrund ab. Einige finden sich sehr schnell zurecht, verinnerlichen Abläufe intuitiv und arbeiten nach kurzer Zeit selbstständig. Andere benötigen mehr Begleitung, um Sicherheit im Umgang mit Patient:innen, Geräten und Abläufen zu gewinnen. Diese Unterschiede sind völlig normal. Entscheidend ist, genügend Raum für individuelles Lernen zu lassen.
Während der Einarbeitungszeit werden alle zentralen Arbeitsschritte praktisch eingeübt: von der Vorbereitung der Untersuchung über den Umgang mit den Patient:innen bis hin zu herausfordernden Situationen. Besonders wichtig ist das Training realistischer Szenarien – etwa, wie man in Notfällen reagiert oder was zu tun ist, wenn in einer benachbarten Modalität (z. B. CT) ein Zwischenfall auftritt. Solche Übungen vermitteln Handlungssicherheit und fördern das Vertrauen in die eigene Kompetenz.
Ebenso gehört der Umgang mit den Geräten und den Elementen im Untersuchungsraum fest zur Einarbeitung. Patientenkoordinator:innen müssen sämtliche Bedienelemente sicher beherrschen, um den reibungslosen Ablauf jeder Untersuchung zu gewährleisten.
Ein zentraler Bestandteil der Praxisphase ist ausserdem das Thema Lagerung. Neben den Standardpositionen sollten auch alternative Lagerungsmöglichkeiten trainiert werden, für Fälle, in denen Patient:innen besondere Bedürfnisse oder Bewegungseinschränkungen haben. Wer weiss, wie man flexibel und gleichzeitig sicher positioniert, trägt massgeblich zu Komfort, Bildqualität und Patientensicherheit bei.
Ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Arbeit im Remote Scanning ist eine klare, praxisnahe Dokumentation, insbesondere in Form von Standard Operating Procedures (SOPs). Für Patientenkoordinator:innen spielen sie eine zentrale Rolle, denn sie dienen als Nachschlagewerk und Orientierungshilfe im Arbeitsalltag.
Anders als klassische SOPs, die oft sehr umfangreich und stark fachlich geprägt sind, müssen SOPs für Patientenkoordinator:innen bewusst kurz, übersichtlich und leicht verständlich gestaltet werden. Ziel ist nicht, alle Details einer radiologischen Untersuchung abzubilden, sondern die wichtigsten Schritte so kompakt wie möglich darzustellen. So können Mitarbeitende bei Bedarf schnell nachsehen, ohne sich durch seitenlange Dokumente arbeiten zu müssen.
Der Fokus liegt dabei auf den praktisch relevanten Themen:
Solche klar strukturierten Anleitungen geben gerade neuen, noch unerfahrenen Kolleg:innen Sicherheit. Sie wissen jederzeit, wie sie in bestimmten Situationen vorgehen müssen, und können Aufgaben eigenständig erledigen.
Abbildung 3: Beispiel einer SOP für Patientenkoordinator:innen: MRT Kopf (Schädel Routine nativ).
Abbildung 4: Beispiel einer SOP für Patientenkoordinator:innen: MRT Ellenbogen (Ellenbogen Routine nativ).
Eine präzise und standardisierte Lagerung ist die Grundlage jeder hochwertigen MRT-Untersuchung, sowohl für die Bildqualität als auch für den Komfort der Patient:innen. Im Remote Setting gewinnt dieses Thema noch stärker an Bedeutung, da die MTR häufig räumlich getrennt arbeitet und auf die korrekte Vorbereitung durch die Patientenkoordination angewiesen ist.
Deshalb lohnt es sich, klare Standards für die Lagerung zu definieren. Jede Untersuchung, ob Lendenwirbelsäule, Knie oder Schulter, sollte nach einem einheitlichen Schema vorbereitet werden. Am besten werden die gewünschten Positionierungen fotografisch dokumentiert, inklusive der verwendeten Lagerungsmaterialien. So können alle Mitarbeitenden jederzeit nachvollziehen, wie der Standard aussieht und was erwartet wird.
Diese visuelle und schriftliche Dokumentation fördert nicht nur die Einheitlichkeit, sondern auch das Sicherheitsgefühl im Team. Wer weiss, dass jede Untersuchung nach demselben Prinzip abläuft, kann effizienter und ruhiger arbeiten.
Einheitliche Lagerungsstandards schaffen ausserdem Vertrauen in der Remote-Kommunikation: Die MTR, die 20 Kilometer entfernt arbeitet, weiss dann genau: Bei einer bestimmten Untersuchung werden die Patient:innen immer gleich positioniert, mit denselben Materialien und denselben Orientierungspunkten. So kann sie den Scan ohne Unsicherheiten durchführen.
Darüber hinaus verbessern standardisierte Lagerungen auch den Patientenkomfort und die Sicherheit. Eine stabile, reproduzierbare Position minimiert Bewegungen und reduziert das Risiko von Kontaktstellen oder Fehlhaltungen.
Eine hilfreiche Unterstützung in diesem Kontext ist zum Beispiel das MR Safety Angel Pad von Pearl Technology. Diese Lagerungsmatte minimiert Kontaktstellen zwischen Patient:in und Gantry, indem seitliche Flügel automatisch anliegen, sobald der Tisch in die Gantry fährt. Für unerfahrene Mitarbeitende bedeutet das: weniger Unsicherheit, weniger manuelles Nachpolstern und mehr Sicherheit für Patient:innen.
Abbildung 5: MR Safety Angel Pad im Einsatz: Der seitliche Flügel liegt an der Röhrenwand an und verhindert direkten Hautkontakt mit der Gantry.
In der Praxis hat sich bewährt, die Arbeitsprozesse zunächst detailliert zu verschriftlichen: Wer übernimmt welche Aufgaben, in welcher Reihenfolge, und an welchem Punkt erfolgt die Übergabe? Diese Klarheit schafft Transparenz und vermeidet Missverständnisse.
Wenn die Rolle der Patientenkoordination neu eingeführt wird, sollte dieser Ablauf gemeinsam im Team besprochen werden. So verstehen alle Beteiligten, wie die Zusammenarbeit gedacht ist und warum bestimmte Aufgabenverteilungen sinnvoll sind. Der offene Austausch in dieser Phase fördert nicht nur das Verständnis, sondern auch die Akzeptanz der neuen Struktur.
Interessanterweise berichten viele Teams, dass sie sich nach der Einführung dieser klaren Arbeitsteilung deutlich entlastet fühlen. Obwohl mehr Untersuchungen pro Tag durchgeführt werden, sinkt das Stresslevel. Der Grund: Alle wissen genau, was sie zu tun haben und es müssen kaum noch Rückfragen gestellt werden. Das spart Zeit, schafft Ruhe im Arbeitsalltag und ermöglicht konzentriertes Arbeiten.
Nachdem die organisatorischen Grundlagen geschaffen sind, geht es nun darum, das Remote-Scanning-Konzept Schritt für Schritt in die Routine zu überführen. Genau hier entscheidet sich, ob Remote Scanning im Alltag funktioniert oder im Projektstatus stecken bleibt.
Bei Starvision begann dieser Prozess ganz ohne externe Unterstützung. Das Team nahm die Umsetzung selbst in die Hand. Der erste wichtige Schritt war dabei die Timeline: ein klarer Fahrplan, der festlegt, wann welche Aufgaben anstehen und wer wofür verantwortlich ist. So wurde das Projekt von Anfang an strukturiert und nachvollziehbar gesteuert.
Besonders prägend war das Kick-off-Meeting mit allen Mitarbeitenden. Es diente nicht nur der Information, sondern vor allem der Transparenz. Hier wurde offen erklärt, warum Remote Scanning eingeführt wird, was sich dadurch verändert und was eben nicht. Viele der anfänglichen Sorgen („Werde ich jetzt überflüssig?", „Verliere ich meine Verantwortung?") konnten so ausgeräumt werden. Nach diesem Austausch war das Thema Rationalisierung vom Tisch. Stattdessen entstanden echtes Teamgefühl und Aufbruchsstimmung.
Wichtig war ausserdem, die Rollen und Verantwortlichkeiten glasklar festzulegen. Wer ist Ansprechpartner:in für Technikfragen? Wer koordiniert die Ausbildung der Patientenkoordinator:innen? Und wer behält den Gesamtüberblick? Diese Strukturen halfen, Unsicherheiten zu vermeiden und die Zusammenarbeit zwischen Remote-MTRs, Ärzt:innen und Patientenkoordinator:innen von Beginn an reibungslos zu gestalten.
Beim Onboarding der Patientenkoordinator:innen war uns wichtig, dass die Einarbeitung möglichst strukturiert, aber auch alltagstauglich abläuft. Wir wollten kein überladenes Schulungsprogramm, das in der Praxis niemand durchhält, sondern ein System, mit dem neue Kolleg:innen Schritt für Schritt sicher in ihre Rolle hineinwachsen können.
Wir haben deshalb so viel wie möglich vorab zur Verfügung gestellt: Schulungsunterlagen, Lernmodule und Informationsmaterial, das man in Ruhe zu Hause durcharbeiten konnte. Das hatte gleich zwei Vorteile: Zum einen konnten sich die neuen Mitarbeitenden individuell auf die Inhalte vorbereiten, zum anderen blieb in der praktischen Einarbeitung mehr Zeit für das, was wirklich zählt – die Arbeit am Gerät und mit den Patient:innen.
Gerade Themen wie Untersuchungsverfahren, Kontraindikationen oder radiologische Grundlagen lassen sich wunderbar vorab vermitteln. In der Praxisphase geht es dann darum, das Wissen in Handlungssicherheit zu übersetzen. So haben wir die Lernkurve deutlich verkürzt und die Motivation gesteigert, weil niemand das Gefühl hatte, ins kalte Wasser geworfen zu werden.
Uns war auch bewusst, dass die Bindung von Patientenkoordinator:innen zum Arbeitgeber anfangs oft noch nicht sehr stark ist. Deshalb wollten wir das Onboarding attraktiv und kompakt gestalten: lieber kurze, klare Lerneinheiten mit sofortigem Praxisbezug als langatmige Theorieblöcke. Dieses Konzept hat sich bewährt. Die Kolleg:innen waren von Anfang an engagiert und konnten schnell Verantwortung übernehmen.
Nach dem Onboarding beginnt der praktische Teil – und der ist für uns immer der spannendste. Wir haben die Patientenkoordinator:innen direkt am Gerät ausgebildet, weil dort das Gelernte sofort greifbar wird. Der Fokus lag zunächst auf dem Thema MRT-Sicherheit. Das ist der Kernbereich, ohne den gar nichts geht, und er muss regelmässig aufgefrischt werden.
In unseren Trainings haben wir aber schnell gemerkt, dass Sicherheit allein nicht reicht. Kommunikation spielt eine mindestens genauso grosse Rolle, sowohl mit den Patient:innen als auch mit dem Team vor Ort und den Remote-MTRs. Deshalb gehören Gesprächsführung, Umgang mit schwierigen Situationen oder das richtige Verhalten bei unerwarteten Ereignissen fest ins Schulungsprogramm.
Nach der Ausbildung folgt der Schritt in die Routine, und da zeigt sich dann, wie gut das Konzept trägt. Wir haben die Einarbeitung bewusst entzerrt, also nicht alles in die ersten zwei Wochen gepackt. Stattdessen haben wir festgelegt, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt vermittelt werden sollen. So konnten die neuen Kolleg:innen ihr Wissen in Etappen vertiefen, ohne überfordert zu werden.
Ein wichtiger Teil dieser Phase war die Weiterentwicklung der Patientenkoordinator:innen. Mit zunehmender Erfahrung übernehmen sie mehr Verantwortung, etwa beim Umgang mit Spulen und Lagerungsmaterialien oder bei der Optimierung kleiner Prozessschritte. Durch dieses wachsende Vertrauen entsteht ein echtes Miteinander: Die Patientenkoordinator:innen werden zu festen, aktiven Mitgliedern des Radiologie-Teams und nicht einfach zu einer unterstützenden Funktion im Hintergrund.
Wissen bleibt nur frisch, wenn man es regelmässig auffrischt. Das gilt im Remote Setting noch stärker als im klassischen Praxisbetrieb. Wir haben deshalb feste Termine für Sicherheitsschulungen eingeführt, an denen alle teilnehmen müssen. Diese Wiederholungen sind kein bürokratisches Muss, sondern eine echte Chance, das eigene Wissen aktuell zu halten und gemeinsam an Verbesserungen zu arbeiten.
Gleichzeitig nutzen wir diese Treffen für Feedback-Schleifen, um unsere Workflows weiterzuentwickeln. Oft sind es gerade die Patientenkoordinator:innen, die wertvolle Hinweise aus der Praxis geben, weil sie tagtäglich sehen, wo Abläufe haken oder wie sich die Patientenerfahrung noch verbessern lässt.
Abbildung 6: Ablauf der Einführung von Remote Scanning bei Starvision in vier Schritten mit begleitenden regelmässigen Schulungen. Eigene Darstellung
Und so haben wir das ganze Thema Einarbeitung ein bisschen entzerrt. Es wird nicht alles in den ersten zwei Wochen verlangt. Stattdessen überlegen wir genau, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt sinnvoll platziert werden können und passen das individuell an. So entsteht eine praxisnahe, flexible Einarbeitung, die Schritt für Schritt in die Routine übergeht.
Natürlich lief bei der Einführung des Remote Scannings nicht alles reibungslos. Wie bei jedem neuen Konzept gab es Stolpersteine, vor allem zu Beginn. Eine der grössten Herausforderungen war ganz klar die Akzeptanz im Team. Viele Mitarbeitende waren anfangs skeptisch: Was bedeutet das für meinen Arbeitsplatz? Werde ich ersetzt?
Diese Sorgen sind verständlich und völlig normal. Wir haben gelernt, dass Transparenz von Anfang an entscheidend ist. Ein gut vorbereitetes Kick-off-Meeting, bei dem offen über Ziele, Rollen und Erwartungen gesprochen wird, nimmt schnell den Druck. Sobald klar war, dass das neue Modell Unterstützung und Entlastung bringt und keine Rationalisierung, war die anfängliche Skepsis wie weggeblasen.
Eine weitere Herausforderung war die Belastung während der Umsetzungsphase. Neue Abläufe, zusätzliche Schulungen, paralleler Praxisbetrieb – das alles fordert Kapazitäten. Wichtig ist, solche Projekte auf mehrere Schultern zu verteilen und schrittweise umzusetzen. Niemand muss zehn Patientenkoordinator:innen gleichzeitig einarbeiten oder sofort fünf Scanner im Remote-Betrieb starten. Kleine Schritte funktionieren besser, und Fehler gehören am Anfang einfach dazu.
Ich sage immer: Wer nichts macht, macht auch nichts verkehrt, aber eben auch keinen Fortschritt. Genau deshalb sollte man sich nicht entmutigen lassen, wenn mal etwas nicht perfekt läuft. Es geht darum, zu starten, Erfahrungen zu sammeln und kontinuierlich besser zu werden.
Ein ganz zentrales Learning für uns war ausserdem der Wert von Standards. Am Anfang wird das Wort oft mit Einschränkung oder Starrheit verbunden. In der Praxis haben wir aber gemerkt: Standardisierung bedeutet Sicherheit, Klarheit und Effizienz. Sie ist nichts anderes als die Definition der besten Arbeitsweise, die wir gemeinsam gefunden haben: unser eigener Benchmark.
Und genau das ist der Punkt: Standards schaffen nicht Routine im negativen Sinn, sondern ermöglichen, dass alle verlässlich, ruhig und effektiv arbeiten können. Wenn die Abläufe stimmen, bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt: gute Zusammenarbeit, zufriedene Patient:innen und ein Team, das Freude an seiner Arbeit hat.